Manajemen Ekspedisi

MANAJEMEN EKSPEDISI

By Resipala feat Copala Valentara

A.    DEFINISI EKSPEDISI

Suatu kegiatan atau pekerjaan yang bersifat ilmiah atau sekedar petualang untuk tujuan tertentu yang dilakukan secara koordinasi mulai dari perencanaan, persiapan, pemantapan, pelaksanaan sampai pasca pelaksanaannya.

B.     MACAM EKSPEDISI

1.        ekspedisi besifat ilmiah

2.       ekspedisi bersifat semi ilmiah

3.       ekspedisi bersifat petualangan

C.     TAHAPAN EKSPEDISI

Dibuat tahapan seperti tersebut dibawah ini supaya lebih mudah mengkontrol dan mengawasi jalannya hal – hal yang berkaitan dengan ekspedisi dikarenakan adanya target waktu. Adapun tahapannya adalah:

1.        Persiapan

a.       menentukan program dan tujuan ekspedisi

b.       menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap jalannya ekspedisi

c.       membentuk kepanitiaan dan pembagian tugas

d.       menjalankan tugas yang berkaitan dengan ekspedisi

2.       Pemantapan

a.       melanjutkan tugas yang berkaitan dengan ekspedisi tersebut baik operasional atau non operasional.

b.       Membuat skenario pelaksanaan dari tiap seksi yang ada dalam kepanitiaan ekspedisi.

c.       Evaluasi akhir sebelum pelaksanaan.

3.       Pelaksanaan

Melaksanakan apa yang harus dicapai di dalam ekspedisi tersebut.

4.       Pasca Pelaksanaan

a.       membuat laporan dan pertanggungjawaban ekspedisi

b.       membuat presentasi kegiatan dari ekspedisi yang dilakukan.

D.     HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN

1.        Perijinan

            Masalah perijinan mutlak dilakukan kepada beberapa pihak yang berwenang. lingkupnya adalah:

a.       Pihak intern, seperti Orang tua, sekolah/universitas, organisasi,

b.       Pihak Ekstern, seperti Dirjen Dikti, Depdikbud, Sospol, Deplu, Intelpam, Menpora.

Untuk perijinan ke luar negeri, tergantung dari negara tempat kita melakukan ekspedisi. Karena ada negara yang menggunakan perijinan khusus dan jangka waktu tertentu sebelum melakukan pendakian gunung. Tapi ada negara yang tidak perlu ijin khusus untuk melakukan ijin ekspedisi.

2.       Strategi Pencarian Dana

Ekspedisi jelas perlu pendanaan, maka perlu usaha pencarian dana tersebut. Antara lain: sponsorship, sponsor produk, usaha dana, donatur.

3.       Persiapan Operasional

Ekspedisi harus dipersiapkan secara operasional dan non operasional supaya dapat berjalan dengan lancar dan yang terpenting adalah faktor keselamatan. Ada beberapa persiapan yang perlu diperhatikan terkait persiapan operasional:

a.       Latihan fisik.

Biasanya berupa joging yang dilakukan secara rutin.

b.       Latihan beban.

Latihan beban dengan menggunakan alat. Meskipun banyak macamnya tapi tidak harus semua dilakukan tetapi berdasar jenis olah raga apa yang kita lakukan dalam ekspedisi tersebut.

c.       Latihan lapangan.

Latihan ini harus dilakukan secara rutin, karena dapat menambah skill, melatih kerjasama tim, kekompakan dll. Dalam latihan ini harus dilakukan simulasi simulasi agar kita mempunyai gambaran saat kita melakukan ekspedisi atau pra ekspedisi.

d.       Latihan penunjang.

Jenis latihan ini adalah latihan pernafasan, latihan fisik, mental dan kerjasama dengan pihak militer, P3K dll.

4.       Komunikasi Ekspedisi

Komunikasi adalah hal utama di masa persiapan sampai pada masa pasca pelaksanaan. Tanpa komunikasi antar panitia atau anggota maka akan menngalami banyak hambatan. Gunanya komunikasi di masa persiapan adalah mengetahui sejauh mana tugas dari masing – masing seksi terselesaikan. Dan komunikasi dapat melatih kita untuk peduli dengan orang lain.

5.       Dokumentasi Ekspedisi.

Dokumentasi sangat penting karena sebagai bukti nyata bahwa kita melakukan ekspedisi suatu lokasi, dan dapat mengambil moment – moment yang penting. Dokumentasi ini harus diambil secara berurutan sehingga orang dapat melihat dokumentasi tersebut dan memahaminya tanpa harus dijelaskan.

6.       Presentasi dan Evaluasi Ekspedisi

Saat pelaksanaan ekspedisi sebaiknya melakukan evaluasi evaluasi yang rutin secara berkala. Tujuannya mengetahui apakah ekspedisi tersebut dijalankan sesuai skenario yang telah dibuat atau mungkin ada penyimpangan.

Presentasi ekspedisi dapat dilakukan sebelum tim melakukan ekspedisi dan sesudah tim melakukan ekspedisi. Tujuan ketika sebelum ekspedisi adalah mengetahui apakah tim siap atau layak untuk berangkat ekspedisi. Tujuan presentasi setelah ekspedisi adalah berbagi pengalaman karena pada saat presentasi tersebut anggota lain atau PA lain dapat bertanya banyak hal berkaitan dengan persiapan atau pelaksanaan ekspedisi tersebut, sehingga mereka dapat belajar dari pengalaman orang lain.

E.     PERENCANAAN, PERLENGKAPAN DAN KESEHATAN PERJALANAN

1.        Perencanaan Perjalanan

a.       Perencanaan/Planning

Persiapan tindakan harus disusun secara sistematis dan rasional, karena bertujuan supaya proses kerjasama dapat berdaya guna (efisien) dan tepat guna (efektif).

Perencanaan yang lengkap harus mampu menjawab 5 W 1 H, yaitu:

1)       What   : apa bentuk kegiatan

2)      Why     : mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan

3)      Who     : siapa pelaksananya

4)      When   : kapan waktu pelaksanaan

5)      Where  : dimana akan dilaksanakan

6)      How      : bagaimana cara pelaksanaannya

Dari hal tersebut di atas, persiapan perjalanan dapat dirumuskan dalam beberapa unsur yang saling berkaitan, antara lain:

1)       Tujuan ekspedisi

2)      Persiapan fisik

3)      Persiapan mental

4)      Persiapan administrasi

a)      masalah perijinan

b)      biaya ekspedisi

c)      koordinasi keanggotaan

5)      Persiapan logistik (pembekalan dan peralatan)

6)      Survei dan persiapan operasional

a)      koordinasi tim/anggota

b)      transportasi

c)      sistem perjalanan dan sistem komunikasi

7)      Tata tertib (tertib organisasi dan pengetahuan kemasyarakatan)

Dari uraian unsur di atas dapat diringkas menjadi 3 prioritas unsur, yaitu:

1)       Persiapan administrasi

2)      Persiapan logistik

3)      Perencanaan perjalanan dan operasional lapangan

b.       Manfaat Perencanaan

1)       memberi gambaran secara menyeluruh tentang kegiatan

2)      memberi arah pelaksanaan kegiatan

3)      mengatur atau menghindari kekeliruan pelaksanaan

4)      mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan

5)      membatasi ruang gerak dan waktu

6)      dapat dimanfaatkan pengawasan dan penilaian

Dari perencanaan tersebut, maka tidak lepas dari tujuan yang akan dicapai. Untuk merumuskan tujuan tidak semudah yang diperkirakan, karena harus sesuai dengan realita dalam arti tidak terlalu muluk tapi disesuaikan dengan kemampuan fisik, mental, perlengkapan dan dana. Adapun tujuan dan motivasi anak PA untuk melakukan perjalanan adalah:

1)       sebagai olah raga dan hobby

2)      sebagai petualangan

3)      sebagai kegiatan ilmiah dan penelitian

Tujuan tersebut diatas didasari oleh motivasi yang paling mendasar, yaitu menguji kemampuan terhadap tantangan alam dan untuk mengagumi kebesaran Tuhan.

c.       Usaha Sebelum Perjalanan/Persiapan

1)       menjaga kesehatan

kesehatan adalah jaminan tercapainya tujuan. Dalam badan yang sehat maka dapat berpikir dan konsentrasi maksimal, sehingga tindakannya dapat di pertanggung jawabkan.

2)      kekompakan regu

setiap rombongan perlu seorang pemimpin yang bertanggung jawab, segala keputusan dalam perjalanan ada pada pemimpin/leader. Kekompakan harus dijaga terhadap semua anggota dan pengurus atau pemimpinnya.

a)      Pemimpin (leader)

Harus berpengalaman, tahu semua aspek dari tipe rencana aktivitas serta mempunyai bayangan/gambaran dan inisiatif.

Tanggung jawab pemimpin:

(1)    Memilih wakil dan pembantu

(2)   Mengetahui dan menguasai daerah perjalanan

(3)   Mendapatkan peta dan informasi sktual tentang daerah tersebut.

(4)   Menentukan jumlah maksimum dan minimum peserta.

(5)   Menanyakan/memeriksa kemampuan dan batas fisik setiap anggota.

(6)   Memberi tahu minimum 1 orang tentang:

(a)    lokasi pasti perjalanan

(b)   transportasi yang digunakan

(c)    jadwal perjalanan

(d)   perkiraan waktu pulang

(e)    jumlah peserta

(f)    perlengkapan yang dibawa

(g)    pengalaman pemimpin

(h)   rencana darurat

(7)   Mengurus perijinan

(8)   Mendapatkan ijin dan jaminan yang dituntut organisasi

(9)   Rencana dan peta dari rute yang aman

(10)Membawa perlengkapan terbaik

(11) Mengurus transportasi

(12)Merencanakan jika terjadi keterlambatan

Tanggung jawab pemimpin dalam perjalanan.

(1)    Menentukan barisan penyapu (sweeper) yang berjalan paling akhir.

(2)   Menjaga keutuhan kelompok, sering menghitung kondisi dan perlengkapan

(3)   Menentukan posisi di peta saat berhennti

(4)   Memilih jalur terbaik disesuaikan dengan keadaan dan kemampuan anggota.

(5)   Memperhatikan cuaca

(6)   Membangun semangat dan mengajak anggota dalam mengambil keputusan penting

(7)   Menngadakan pembagian tugas

b)      Wakil pemimpin

Mampu membawa pulang jika pemimpin berhalangan, membentuk menjalankan kewajiban dan tanggung jawab.

c)      Anggota

Tanggung jawabnya adalah mematuhi pemimpin, menjalankan kewajiban atau tugas yang diberikan, mengutamakan kepentingan bersama, membawa perlengkapan yang diinstruksikan.

3)      Mempersiapkan alat bantu perjalanan dan keterampilan penggunaannya

d.       Memperhatikan Rambu Atau Tanda Bahaya

Bahaya terbagi menjadi 2 yaitu, subyektif dan obyektif. Bahaya subyektif adalah bagian dari resiko yang dikendalikan pribadi kita sendiri (mungkin karena kurang pengalaman sehingga terjadi kecelakaan)

Bahaya obyektif adalah terjadi karena kurangnya penguasaan diri/hilang kontrol (ambisi besar=bahaya besar). Ada 10 pokok keamanan di perjalanan, yaitu:

1)       Rencana perjalanan dengan peta

2)      Jangan tergesa gesa melakukan sesuatu

3)      Tetap dalam regu (jangan memisahkan diri)

4)      Lengkapi diri untuk menghadapi situasi buruk

5)      Beri waktu yang cukup untuk diri sendiri supaya bergerak dengan tenang, jangan membuang waktu dalam melakukan sesuatu.

6)      Jangan bertindak sembrono sehingga membahayakan sendiri dan orang lain.

7)      Perhatikan perubahan cuaca yang mungkin ekstrim (jangan memaksakan diri jika keadaan tidak memungkinkan)

8)      Jika belum berpengalaman jangan melakukan perjalanan tanpa pendamping yang berpengalaman.

9)      Jika tersesat jangan panik, tetap bersama merundingkan jalan terbaik untuk memecahkan masalah.

10)   Tinggalkan pesan kemana kita akan pergi dan kembali.

2.       Perlengkapan

Umumnya dalam melakukan ekspedisi memerlukan alat bantu yang juga memerlukan keterampilan yang bagus untuk mengoperasikannya, secara garis besar alat bantu itu antara lain:

a.       navigasi: peta, kompas, altimeter, jam

b.       mounteneering: tali, cincin kait, harnes

c.       komunikasi: HT, peluit, senter, signal miror

d.       survival: pisau lipat, pisau komando, jungle knife, jas hujan dll

e.       lain – lain: obat obatan, bahan makanan dll

Selain tersebut diatas, secara rinci hal hal yang harus diperhatikan dalam memilih perlengkapan adalah:

a.       Perlengkapan Jalan (untuk medan hutan-gunung)

1)       Sepatu

Yang perlu diperhatikan:

Ø Punya kegunaan yang sesuai maksud perjalanan kita

Ø Sesuai bentuk dan ukuran pemakai

Ø Menguntungkan pemakai

Ø Kuat untuk pemakaian yang berat

Ø Melindungi tapak kaki sampai mata kaki (sendi dan jari kaki)

Ø Kulit tebal tidak mudah sobek

Ø Lunak bagian dalam, masih memberikan ruang gerak bagi kaki di dalam

Ø Keras bagian depan, untuk melindungi ujung jari kaki.

Ø Bentuk sol bawahnya dapat menggigit ke segala arah dan cukup kaku (biasanya sol bergerigi 2 arah, ke depan dan belakang)

Ø Rawat dan bersihkan sesering mungkin dan semirlah sepatu sewaktu waktu.

Ø Jangan mengeringkan sepatu dipanas yang ekstrim.

2)      Kaos kaki

Yang perlu diperhatikan adalah dapat menyerap keringat, melindungi kulit kaki dari pergesekan langsung dengan kulit sepatu, menjaga agar telapak kaki tetap bernafas, menjaga agar kaki tetap hangat pada daerah dingin.

3)      Celana jalan

Kuat, lembut, ringan, tidak mengganggu gerakan kai, praktis, terdiri dari bahan yang menyerap keringat, mudah kering. Contohnya celana loreng tentara atau PDL militer. Bahan jeans sangat tidak dianjurkan, karena berat, kaku dan sukar kering jika basah. Pilihan celana yang memakai resluiting agar mengurangfi kemungkinan pacet/lintah masuk daerah terlarang selain itu mudah dibuka jika diperlukan. Ada tempat ikat pinggang yang kuat. Ada saku yang cukup dan mudah dijangkau.

4)      Baju jalan

Harus melindungi tubah,kuat, ringan, tidak mengganggu pergerakan, terbuat dari bahan yang menyerap keringat, praktis dan mudah kering. Dan harus bawa aju cadangan.

5)      Topi lapangan

Melindungi kepala dari bahaya apapun.

6)      Sarung tangan

Sebaiknya terbuat dari kulit, bentuknya sesuai ukuran tangan, tidak kaku.

7)      Ikat pimggang

Kegunaannya selain menjaga celana tidak melorot juga untuk meletakkan alat alat yang perlu cepat dijangkau seperti pisau pinggang, tempat minum, lat P3K dll.

8)      Ransel

Sifat ringan, kuat, dapat membawa beban dengan aman,  berdaya tahan tinggi, sesuai keadaan medan, nyaman, dianjurkan pakai ransel yang punya rangka, praktis, ada kantung – kantung tambahan.

9)      Peralatan navigasi, senter disertai bola lampu dan baterai cadangan, peluit, pisau (saku, pinggang atau golok).

b.       Perlengkapan Tidur

Satu set pakaian tidur, kaos kaki untuk tidur, sleeping bag, matras, tenda/ponco/plastik untuk bivak.

c.       Perlengkapan masak dan makan

Alat masak lapangan/misting, alat bantu makan lainnya (piring dll), alat pembuat api, kompor parafin atau kompor gas khusus, kantung/tempat air (jerigen/vedpless)

d.       Perlengkapan tambahan

Putis (pembelat betis yang terbuat dari kain katoon / woll) yang berfungsi menjaga otot betis tetap fit dalam perjalanan berat dan panjang. Sarung anti pacet (seperti sarung setinggi lutut terbuat dari kain tipis dan bagian ujungnya bertali seperti bantal), kelambu (untuk perjalanan melewati rawa), balaclava (kupluk), semir dan sikat sepatu, mytella/ikat leher/sleyer, dan perlengkapan pribadi lainnya.

            Menyusun perlengkapan ke dalam ransel (packing)

        Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

a.       tempatkan barang yang lebih berat setinggi dan sedekat mungkin dengan badan. Barang yang ringan diletakkan di bagian bawah (sleeping bag, jacket, pakaian tidur).

b.       Letakkan barang yang sewaktu waktu diperlukan pada bagian atas / pada kantung samping ransel (ponco, P3K, kamera, senter dll)

c.       Kelompokkan barang anda dan masukkan ke dalam kantong plastik, terutama pakaian tidur/cadangan pakaian dalam, buku, logistik dll.

d.       Buat check list dari barang barang anda.

Hal yang diperhatikan dalam perencanaan perbekalan

a. lamanya perjalanan yang ditempuh

b. aktifitas apa saja yang akan dilakukan

c. keadaan medan yang akan dicapai/dihadapi

Sehubungan dengan hal tersebut, ada syarat yang perlu diperhatikan:

a. cukup mengandung kalori dan bergizi serta tidak asing dilidah.

b. terlindung dari kerusakan, tahan lama, mudah dan sederhana dalam menangani.

            c. sebaiknya makanan yang siap pakai/tidak perlu dimasak terlalu lama, irit air dan bahan bakar, 
                ringan, mudah didapat dan murah.